1.1 Celem aplikacji jest:

a) zapewnienie ściągania wierzytelności we właściwy i efektywny sposób;

b) przetwarzanie szczegółów faktur z systemów stowarzyszonych;

c) prowadzenie kontroli kredytowej odbiorców;

d) zautomatyzowanie kojarzenia (powiązania) faktur i płatności;

e) dostarczanie informacji o możliwości dokonywania kompensat.

1.2 Główne funkcje systemu są następujące:

a) Ewidencjonowanie i raportowanie należności od odbiorców

b) Kontrola kredytów

c) Kontrola windykacji należności

d) Kontrola należności przeterminowanych

e) Kojarzenie (powiązanie) otrzymywanych zapłat z fakturami sprzedaży

f) Dostarczenie mechanizmu dostępu do aktualnych informacji o dłużnikach w formie zapytaniowej

g) Tworzenie monitów i ponagleń i wezwań (wiele poziomów, tekst definiowany w szablonach korespondencji)

h) Naliczanie odsetek i wystawianie not odsetkowych z tytułu nieterminowej zapłaty.

1.3 Aplikacja umożliwi prowadzenie rejestrów sprzedaży, składających się z rejestrów VAT.

1.4 Istnieje możliwość automatycznego przypisania do konkretnego rejestru VAT w momencie wprowadzenia transakcji.

a) Zgodność z bieżącymi przepisami prawa podatkowego

b) Możliwość rozbicia transakcji na wiele rejestrów

c) Zmiana rejestru po zaksięgowaniu końcowym faktury

1.5 System powinien przetwarzać dane szczegółowe z następujących rodzajów transakcji wprowadzanych automatycznie (z pełna kontrola poprawności danych sprawdzanych z danymi konta) i ręcznie:

a) faktur

b) dzienników

c) korekt

d) poleceń księgowania

1.6 System powinien umożliwiać przydzielanie otrzymywanych zapłat do:

a) Konkretnych faktur

b) Grupy faktur

c) Grupy faktur z danego zakresu dat

d) Najstarszych faktur

e) Do grupy zapłat nieprzydzielonych

1.7 Pełny zapis przebiegu przetwarzania do rewizji księgowej powinien być drukowany, aby zapewnić, że nie nastąpiła utrata danych, szczególnie w przypadku spisywania niewielkich nadpłat lub niedopłaceń.

1.8 Oczekuje się też możliwości powrotu do historii stanu rozrachunków z odbiorcami ze wskazaniem faktur przeterminowanych.

1.9 System powinien mieć możliwość "sztucznego" (tzn. przy braku zapłaty) naliczania not odsetkowych w celu uzyskania wartości odsetek na określony dzień.

1.10 Raportowanie dotyczące należności powinno być możliwe m.in. w układzie:

a) odbiorców (w podziale terytorialnym i na poszczególne rodzaje sprzedaży);

b) odbiorców wg zakodowanych numerów z poszczególnych grup kont;

c) wystawców faktur;

d) daty płatności i czasu przeterminowania;

e) rodzajów należności;

1.11 Ponadto system powinien umożliwiać generowanie następujących zestawień i dokumentów:

a) przeterminowanych faktur z podziałem na poszczególne rodzaje sprzedaży;

b) wezwań do zapłaty wg przeterminowań;

c) not odsetkowych;

d) potwierdzeń sald;

1.12 Aplikacja powinna być zintegrowana z, systemami:

a) Obsługa i fakturowanie sprzedaży - w zakresie dzielenia informacji o odbiorcach, warunkach płatności i fakturach;

b) PERDIX - w zakresie dzielenia informacji o odbiorcach, warunkach płatności i fakturach

c) Kontroling i analiza zarządcza - w zakresie kontroli jakości nabywców i kontroli wpływów;

d) Księga główna - w zakresie przekazywania danych o płatnościach i dłużnikach, wpływach;

e) Środki trwałe - w zakresie zbycia środków trwałych;

f) Zobowiązań - w zakresie kojarzenia (powiązania) i kompensacji należności;

g) Zarządzanie środkami pieniężnymi - w zakresie przewidywania wpływów gotówki na bazie dat wymagalności faktur i ich wielkości;