1.1             Celami aplikacji jest:

a)      kontrolowanie płatności z tytułu faktur za materiały, towary i usługi oraz wydatków pracowników

b)      minimalizacja kar z tytułu przeterminowanych płatności

c)      kontrola realizowanych przedpłat;

d)      wspomaganie tworzenia prognoz wydatków;

e)      dostarczanie bieżących informacji dla raportów obligatoryjnych i dla potrzeb zarządzania;

f)       zapewnienie, że tylko właściwie autoryzowane faktury są płacone oraz, że polecenia płatności są właściwie autoryzowane.

1.2             Głównymi funkcjami są:

a)      Ewidencjonowanie i raportowanie zobowiązań (zadłużenia) wobec dostawców i kooperantów;

b)      Pomaganie w efektywnym zarządzaniu środkami pieniężnymi i właściwym regulowaniem zobowiązań (płatności) wobec dostawców i kooperantów;

c)      Wystawianie poleceń przelewów dla uregulowania zobowiązań;

d)      Stworzenie bazy do uzgodnień zestawień obrotów z dostawcami

e)      Dostarczenie mechanizmu dostępu do aktualnych informacji o dostawcach w formie zapytaniowej w tym przeszukiwania pełnotekstowego

f)       Sprawdzanie zasadności i poprawności zobowiązań, łącznie z obliczaniem odsetek z tytułu nieterminowej zapłaty;

g)      Idealnym rozwiązaniem byłaby jedna wspólna kartoteka kontrahentów, którzy występowaliby w roli .dostawcy, odbiorcy, bądź w obu tych rolach. Kartoteka ta byłaby zintegrowana z modułami zaopatrzenia i sprzedaży gdzie w zależności od roli w jakiej występuje dany kontrahent zdefiniowane byłyby uzupełniające dane.

h)      Przy obsłudze kontrahentów będących jednocześnie dostawcami i odbiorcami system powinien umożliwiać kompensatę wzajemnych zobowiązań i należności oraz potwierdzanie sald.

1.3             Istotnym elementem systemu jest możliwość klasyfikacji grup kontrahentów w celu przypisania im odpowiednich kont księgowych.

1.4             Ze względu na różne i zmienne terminy płatności za zakupione towary, system powinien kontrolować terminowość zapłat (za cale faktury lub część faktury).

1.5             Aplikacja umożliwi prowadzenie rejestrów zakupów, składających się z rejestrów faktur VAT.

1.6             W rejestrze zakupu oprócz faktur VAT oraz rachunków uproszczonych powinny być zarejestrowane korekty w/w dokumentów.

1.7             System powinien umożliwiać stosowanie mechanizmów wielowalutowości w tym automatyczne wyliczanie zaksięgowanie i wyksięgowanie różnic kursowych na koniec roku.

1.8             System powinien dokonać automatycznego przewalutowania wszystkich nierozliczonych zobowiązań i płatności z zadanym kursem.

1.9             System powinien przetwarzać dane szczegółowe z następujących rodzajów akcji wejściowych wprowadzonych automatycznie (z pełną kontrolą poprawności danych sprawdzanych z danymi konta) i ręcznie:

a)      faktur

b)      poleceń księgowania;

c)      dzienników

d)      korekt

1.10           System Zobowiązań musi umożliwiać generowanie zapisów księgowych dzienników do automatycznej aktualizacji:

a)      Księgi głównej;

b)      Środków trwałych.

1.11           Powinna istnieć możliwość:

a)      Częściowej zapłaty faktury

b)      Uwzględnienia upustu (bonifikaty) niezależnie od tego czy przekroczono termin udzielania upustu

c)      Dokonywać wpłat na rachunek (na poczet), a następnie dokonywać odniesienia (alokacji) tych wpłat

d)      Dokonywać zapłat w sposób tradycyjny (ręcznie) i oznaczać faktury jako zapłacone

e)      Potwierdzanie sald

f)       Obsługi faktur importowych oraz rejestracja dokumentów SAD

g)      Współpraca z systemem Homebanking

1.12           System powinien umożliwiać odnoszenie (alokację) gotówki do:

a)      Konkretnych faktur

b)      Grupy faktur

c)      Grupy dat faktur

d)      Najdawniejszych faktur

e)      Zaksięgowanych jako faktury z nieodniesionymi (niealokowanymi) zapłatami

1.13           Oczekiwana jest możliwość prowadzenia rozrachunku z danym kontrahentem z tytułu sprzedaży - zakupu

a)      wyodrębnieniem poszczególnych operacji i ich sum zbiorczych

b)      z potwierdzeniem sald rozrachunków (kompensata płatności)

1.14           System powinien generować następujące zestawienia i raporty:

a)      Zestawienie zakupów ilościowo - wartościowe, asortymentowe

b)      Zakupy w poszczególnych okresach (miesięcznie, kwartalnie, rocznie)

c)      Zestawienia z uwidocznioną zmianą cen na przestrzeni półrocza i roku

d)      Wykaz wierzycieli

e)      wykaz kompensat

f)       Wykaz bonifikat

g)      Stan zobowiązań wg terminów zapłaty i kontrahentów

1.15           Ponadto system powinien mieć możliwość drukowania czeków i poleceń przelewu.

1.16           System Zobowiązań powinien być zintegrowany z następującymi zastosowaniami:

a)      Zaopatrzenie - w zakresie dzielenia danych o dostawcach, warunkach płatności oraz innych, wspólnych kodów;

b)      Magazyn - w zakresie kojarzenia (powiązania) zobowiązań i faktycznych dostaw;

c)      Księga główna - w zakresie księgowania nabycia środków trwałych, wydatków, zobowiązań, płatności;

d)      Zarządzanie środkami pieniężnymi - w zakresie przewidywania zapotrzebowania na gotówkę na bazie dat wymagalności faktur i ich wielkości;

e)      Należności - w zakresie kojarzenia (powiązania) i kompensacji płatności;

f)       Zarządzanie projektami w zakresie odnoszenia wydatków bezpośrednich na poszczególne projekty;

g)      Kontroling - w zakresie kontroli wydatków.