1.1             Celem systemu jest:

a)      prowadzenie księgi głównej przedsiębiorstwa, jako istotnego elementu składowego ustawowych ksiąg rachunkowych;

b)      dostarczanie szczegółowych i ogólnych danych finansowych pozwalających na pełniejsza kontrolę zarządczą, monitorowanie i podejmowanie decyzji odnośnie działalności;

c)      szczegółowe księgowanie transakcji finansowych zapewniające, że aktywa i pasywa przedsiębiorstwa są poprawnie rejestrowane;

d)      dostarczanie bieżących i aktualnych danych dla zarządzania, o stopniu szczegółowości dostosowanym do poziomów zarządzania;

e)      dostarczanie sprawozdań ustawowo wymaganych od przedsiębiorstwa;

f)       sporządzanie bilansu, rachunków zysków i strat oraz "cash flow" w okresach sprawozdawczych i innych zadanych.

1.2             System musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Ustawie o rachunkowości i przepisach początkowych przy niezbędnej elastyczności umożliwiającej szybkie dostosowanie do zmian w przepisach.

1.3             System powinien umożliwiać prowadzenie ewidencji ilościowo wartościowej.

1.4             System Księgi głównej przetwarza dane szczegółowe transakcji wejściowych księgowanych w dziennikach, w tym automatycznych księgowań (aktualizacji) pochodzących z aplikacji stowarzyszonych:

a)      Należności

b)      Zobowiązań

c)      Płac

d)      Środków trwałych

e)      Magazyn

f)       Zarządzanie  projektami (koszty)

g)      Obsługi sprzedaży i fakturowania

1.5             Wszystkie transakcje przed księgowaniem winny przechodzić przez zbiór pośredni, celem akceptacji przez osoby upoważnione.

1.6             System Księgi Głównej powinien umożliwiać:

a)      Przeliczenia wielowalutowe;

b)      Obsługę miejsc powstawania kosztów o strukturze przynajmniej  wielopoziomowej poziomowej (jakie są warunki graniczne?)

c)      Prowadzenie rejestru kosztów wyłożonych (refakturowanych);

1.7             Obsługa transakcji jest oparta o wzory księgowań (dekretacje).

1.8             W strukturze kodowania wyróżniamy m.in. kody kont, miejsc powstawania kosztów, pozycji analitycznych, produktów, kontrahentów, walut, banku, pracowników.

1.9             System powinien:

a)      Uniemożliwiać przetwarzanie niezbilansowanych dzienników

b)      Uniemożliwiać dokonywanie korekt w poprzednim okresie/roku, z wyjątkiem uprawnionych osób;

c)      Umożliwiać księgowanie w dziennikach przyszłych okresów, przy czym:

d)      automatycznie zgłasza wszystkie takie zapisy nie traktuje ich jako elementów składowych danych rzeczywistych (wykonania), dopóki nie nadejdzie przyszły okres (międzyokresowe rozliczenia kosztów);

e)      Umożliwiać jednoczesne otwarcie ksiąg w wielu okresach;

f)       Umożliwiać automatyczne zamknięcie roczne ksiąg (przekształcenie BZ - bilansu zamknięcia na BO - bilans otwarcia);

g)      Zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych w zakresie kontroli uprawnień użytkowników do podglądu / edycji zapisów na wybranych kontach

h)      Umożliwić tworzenie budżetów wzorcowych dla pojedynczych kont bądź ich zakresów, jako narzędzia prognozowania finansowego dla planowania i kontrolowania zasobów.

i)       System nie powinien mieć ograniczeń w zakresie liczby pozycji w dokumencie księgowym.

j)       Umożliwić zawieszenie PK przed aktualizacja, celem sprawdzenia lub późniejszego dokończenia transakcji.

k)      Umożliwić księgowanie odwracalne, z możliwością modyfikacji w ramach miesiąca czyli pełne raportowanie na podstawie księgowań tego rodzaju.

l)       Umożliwić klasyfikowanie transakcji podatkowych i budżetowych.

m)     Podział na transakcje ze spółkami powiązanymi i niepowiązanymi.

n)      Szybki podgląd obrotów i sald na elementach planu kont, z możliwością eksploracji do poziomu dokumentów źródłowych.

o)      Korekty transakcji z zachowaniem faktycznych obrotów (storna)

p)      Umożliwić automatyczne przeksięgowania według zadanego klucza.

q)      Umożliwić automatyczne generowanie sprawozdania konsolidacyjnego poprzez zautomatyzowanie pobierania danych ze spółek zależnych oraz dokonania wyłączeń konsolidacyjnych.

1.10           Aplikacja jest zintegrowana z następującymi systemami:

a)      Zarządzanie projektami - ;

b)      Zaopatrzenie - w zakresie rejestracji przyjęć towarów i ich przesunięć na magazyny i konta księgowe;

c)      Zobowiązania - w zakresie rejestracji wydatków;

d)      Należności - w zakresie rejestracji wierzytelności;

e)      Zarządzanie środkami pieniężnymi - w zakresie rejestracji operacji finansowych i bieżącego stanu gotówki;

f)       Magazyn- w zakresie rejestracji wydań i przesunięć pozycji oraz korekt ich wartości

g)      Środki trwałe - w zakresie rejestracji amortyzacji i kapitalizacji projektów oraz likwidacją środków trwałych;

h)      Płace - w zakresie rejestracji kosztów wynagrodzeń, narzutów i związanych z nimi zobowiązań;

1.11           Podatki - oczekuje się iż system będzie umożliwiał:

a)      opcje sprzedaży zewnętrznej i wewnętrznej;

b)      obsługę podatku VAT zgodnie z odnośnymi przepisami. (przygotowanie deklaracji);

c)      raportowanie wspomagające generowanie rejestrów VAT (faktury z poprzednich miesięcy, faktury nie zaliczone do rejestru.

d)      Mechanizmy pozwalające klasyfikować dokumenty księgowe (lub ich część) do rejestrów VAT

e)      wyliczenia zaliczek dziennych;

f)       rozliczenia miesięcznego podatku;